Essere in grado di identificare rapidamente le violazioni etiche è essenziale.
Questa piattaforma di segnalazione consente ai dipendenti e agli stakeholder (personale esterno, dipendenti di fornitori di servizi o subappaltatori, fornitori, azionisti e rappresentanti della società civile) di segnalare qualsiasi problema grave in modo da potervi porre rimedio.
Queste segnalazioni possono costituire un reato o un illecito, una violazione grave e manifesta della legge o dei regolamenti, una minaccia all'interesse generale o una violazione del codice di condotta, in particolare l'esistenza o il rischio di gravi violazioni dei diritti umani e delle libertà fondamentali, della salute e della sicurezza delle persone o dell'ambiente.
Definizione di whistleblower e descrizione dei fatti:
Un whistleblower è una persona fisica che segnala o divulga, senza corrispettivo economico e in buona fede, informazioni riguardanti un crimine, un reato, una minaccia o un danno all'interesse generale, una violazione o un tentativo di occultamento di una violazione del diritto internazionale o dell'Unione Europea, della legge o dei regolamenti.
In questo senso, i fatti oggetto della segnalazione devono essere presentati in modo oggettivo e concreto, evidenziando la loro natura presunta e presentando un legame diretto con l'oggetto della segnalazione.
Protezione degli informatori:
Non è sempre facile fare una segnalazione, per questo motivo abbiamo implementato un processo volto a garantire la massima riservatezza, una gestione imparziale e diligente, la protezione dalle ritorsioni e il rispetto della legislazione nazionale.
Anonimato :
Hai la possibilità di rimanere anonimo. In questo caso, ti preghiamo di non fornire alcuna informazione sui tuoi dati personali.
Trattamento degli avvisi:
A seconda della categoria, le segnalazioni inviate tramite questa piattaforma saranno gestite dalle persone di contatto designate.
Se la persona che gestisce la tua segnalazione è coinvolta nella segnalazione, puoi scegliere di:
- Contattare il tuo responsabile di linea
- Inviare una segnalazione esterna (vedi Segnalazione esterna).
Processo:
Una volta che una segnalazione è stata registrata sulla piattaforma, le persone autorizzate a gestire le segnalazioni sulla piattaforma verificheranno i fatti segnalati, in totale riservatezza, al fine di determinare se la segnalazione è ammissibile e di prendere una decisione informata sulle azioni da intraprendere.
La persona che ha effettuato la segnalazione sarà tenuta al corrente della gestione della stessa tramite un'area di discussione online anonima. Quest'area viene utilizzata anche per fornire chiarimenti e scambiare opinioni con i case manager. Le informazioni relative all'accesso a quest'area devono essere conservate con cura in un luogo sicuro.
I tempi di elaborazione sono i seguenti:
- 7 giorni per confermare la ricezione della segnalazione
- 90 giorni per l'elaborazione
Conservazione dei dati:
Se le affermazioni contenute nella segnalazione sono inesatte o la segnalazione è diventata irrilevante, la segnalazione verrà chiusa. L'autore della segnalazione sarà informato per iscritto della chiusura della pratica.
Segnalazione esterna :
Gli informatori possono anche inviare una segnalazione esterna, sia dopo aver inviato una segnalazione interna che direttamente. L'elenco delle autorità competenti è allegato al decreto (Articolo - Decreto n. 2022-1284 del 3 ottobre 2022 sulle procedure di raccolta e trattamento delle segnalazioni di whistleblower e che istituisce l'elenco delle autorità esterne istituito dalla legge n. 2022-401 del 21 marzo 2022 per migliorare la protezione degli informatori - Légifrance (legifrance.gouv.fr); le autorità sono classificate per settore.
Ho perso i dati di accesso al mio spazio personalizzato: cosa posso fare?
Puoi creare una nuova segnalazione spiegando al referente la tua situazione e la segnalazione già creata. Il referente potrà quindi comunicare con te attraverso il nuovo spazio di comunicazione creato.
Questo sistema è ospitato da un fornitore di servizi che non ha accesso ai dati ma ne garantisce il funzionamento.
Come il nostro sistema di whistleblowing vi protegge
- Non vengono fornite informazioni identificative alle persone di contatto.
- Il vostro messaggio sarà adattato per renderlo ancora più anonimo. Ciò significa che elimineremo la doppia punteggiatura e le parole in minuscolo.
- Tutte le informazioni sono crittografate end-to-end, per cui i vostri dati sensibili sono al sicuro.
Come proteggersi
- Non siete nella rete aziendale (Internet / VPN).
- Non utilizzate un dispositivo (smartphone, computer, ecc.) fornito dal vostro datore di lavoro.
- Non utilizzate espressioni idiomatiche o abbreviazioni che usate frequentemente nelle conversazioni o nelle e-mail.