Het is essentieel om inbreuken op de ethiek snel te kunnen vaststellen.
Via dit meldingsplatform kunnen medewerkers en belanghebbenden (externe medewerkers, medewerkers van dienstverleners of onderaannemers, leveranciers, aandeelhouders en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties) elk ernstig probleem melden, zodat we het kunnen verhelpen.
Deze meldingen kunnen een misdrijf of overtreding zijn, een ernstige en duidelijke overtreding van de wet of regelgeving, een bedreiging van het algemeen belang of een schending van de gedragscode, in het bijzonder het bestaan van of het risico op ernstige schendingen van mensenrechten en fundamentele vrijheden, de gezondheid en veiligheid van personen of het milieu.
Definitie van een klokkenluider en beschrijving van de feiten:
Een klokkenluider is een natuurlijk persoon die zonder financiële tegenprestatie en te goeder trouw informatie meldt of openbaar maakt over een misdrijf, een overtreding, een bedreiging of schade aan het algemeen belang, een schending of een poging tot het verbergen van een schending van internationale of Europese wetgeving, de wet of regelgeving.
Als zodanig moeten de feiten die het onderwerp zijn van de waarschuwing op een objectieve en feitelijke manier worden gepresenteerd, waarbij de veronderstelde aard ervan wordt benadrukt en een direct verband wordt gelegd met het onderwerp van de waarschuwing.
Bescherming van klokkenluiders:
Het is niet altijd gemakkelijk om een klokkenluidersmelding te doen, daarom hebben we een proces geïmplementeerd dat is ontworpen om strikte vertrouwelijkheid, onpartijdige en zorgvuldige behandeling, bescherming tegen represailles en naleving van nationale wetgeving te garanderen.
Anonimiteit :
Je hebt de mogelijkheid om anoniem te blijven. Geef in dat geval geen informatie over je persoonlijke gegevens.
Verwerking van waarschuwingen :
Alerts die via dit platform worden gelanceerd zullen, afhankelijk van de categorie, worden behandeld door de aangewezen referenten.
Proces:
Zodra een alert is geregistreerd op het platform, zullen de personen die geautoriseerd zijn om alerts op het platform te verwerken, in volledige vertrouwelijkheid de gemelde feiten verifiëren om te bepalen of de alert ontvankelijk is en om een weloverwogen beslissing te nemen over de te ondernemen actie.
De melder wordt op de hoogte gehouden van de afhandeling van de melding via een anonieme online discussieruimte. Deze ruimte wordt ook gebruikt om opheldering te verschaffen en van gedachten te wisselen met casemanagers. Informatie over toegang tot dit gebied moet zorgvuldig op een veilige plaats worden bewaard.
De verwerkingstijden zijn als volgt:
- 7 dagen om de ontvangst van de waarschuwing te bevestigen
- 90 dagen om het te verwerken
Bewaren van gegevens:
Als de beweringen in de waarschuwing onjuist zijn of als de waarschuwing irrelevant is geworden, wordt de waarschuwing gesloten. De opsteller van de waarschuwing wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van de sluiting van het dossier.
Ik ben mijn inloggegevens voor mijn persoonlijke ruimte kwijt, wat kan ik doen?
Je kunt een nieuwe signalering aanmaken door je situatie en de reeds aangemaakte signalering uit te leggen aan de verwijzer. De verwijzer kan dan met je communiceren via de nieuwe aangemaakte communicatieruimte.
Dit systeem wordt gehost door een serviceprovider die geen toegang heeft tot de gegevens, maar de werking ervan garandeert.
Hoe ons klokkenluidersysteem je beschermt
- De contactpersonen krijgen geen identificatiegegevens.
- Je bericht wordt aangepast om het nog anoniemer te maken. Dit betekent dat we dubbele interpunctie verwijderen en alle woorden in kleine letters zetten.
- Alle informatie wordt end-to-end versleuteld, dus je gevoelige informatie is veilig.
Hoe bescherm je jezelf
- Je bevindt je niet in het bedrijfsnetwerk (internet / VPN).
- Je gebruikt geen apparaat (smartphone, computer, enz.) dat door je werkgever is verstrekt.
- Let op je taalgebruik en gebruik geen afkortingen die je vaak gebruikt in gesprekken of e-mails.